Les CPTS doivent préparer des plans d’actions pour réagir à d’éventuelles situations sanitaires exceptionnelles. La méthodologie du Forum Ouvert peut les aider dans cette mission.
Christine Koehler est facilitatrice de grands groupes et accompagne la transformation des organisations grâce aux processus collaboratifs à haute performance. Dans les moments de complexité où seuls le dialogue et la co-création peuvent apporter de nouvelles pistes d’actions, elle s’attache à lancer ou relancer des dynamiques d’action et de transformation.
Les CPTS doivent préparer des plans d’actions pour réagir à d’éventuelles situations sanitaires exceptionnelles. Pour Christine Koehler, la méthodologie du Forum Ouvert peut les aider à construire ces plans rapidement. Nous lui avons posé trois questions pour en savoir plus.
CPTS-FRANCE : Qu’est ce que le forum ouvert ?
C.K. : Le Forum Ouvert (en anglais Open Space Technology) est une méthode de facilitation de groupe utilisée pour permettre à un grand nombre de personnes de se réunir et de discuter de manière productive sur un sujet donné. Cette méthode a été développée dans les années 1980 par le consultant américain Harrison Owen, qui cherchait à améliorer l’organisation des séminaires.
Dans un Forum Ouvert, au lieu d’avoir une structure de conférence traditionnelle, avec des orateurs et des sessions pré-définies, les participants sont invités à créer leur propre ordre du jour, à discuter des sujets qui les intéressent au sein de la thématique générale du forum, et à co-construire les plans d’actions qui résultent des ateliers d’exploration.
Le nombre et la diversité des invités garantit qu’aucun sujet important ne sera oublié, que différentes visions seront prises en compte et que chacun contribuera là où il est le plus utile.
Le Forum Ouvert est particulièrement adapté aux sujets complexes et urgents, où les parties prenantes, aux intérêts parfois divergents, sont nombreuses. Il crée des dynamiques de groupe, permet à chacun de découvrir d’autres points de vue, de nouer des liens et d’enrichir son analyse.
CPTS-FRANCE : Comment se déroule un Forum Ouvert ?
C.K. : Un Forum Ouvert se déroule en général sur une journée, mais peut être plus long en fonction de la densité du sujet. Il nécessite en amont une bonne préparation par un comité de pilotage. Au moment de sa tenue, le Forum Ouvert est supervisé par un ou plusieurs facilitateurs qui restent en retrait des débats mais fluidifient l’organisation.
La journée commence, après l’explication des règles, par la « place de marché » : les participants qui le souhaitent affichent leurs propositions de sujets sur un mur. Chacun participe ensuite à l’atelier de son choix et peut en changer à tout moment (c’est la règle dite « des deux pieds »). Dans ces ateliers, on échange des idées, des bonnes pratiques, des expériences vécues, des connaissances… A coté des ateliers, le buffet bar est ouvert en permanence et accueille également toutes sortes de discussions.
Les résultats de ces premiers ateliers sont affichés sur le mur du « grand journal » qui permet à chacun de prendre connaissance du travail accompli.
Dans un deuxième temps, à partir des résultats obtenus dans la première phase, les ateliers « plans d’actions » prennent le relais. Suivant le même principe que les ateliers « exploration », chacun peut apporter sa contribution là où il le souhaite.
Enfin le forum se termine par la présentation des plans d’actions et par la prise de parole ceux qui veulent témoigner de ce qu’ils ont compris et vécu pendant la journée.
Les informations rassemblées et les propositions élaborées lors du Forum pourront ensuite être compilées et synthétisées dans un compte-rendu final.
CPTS-FRANCE : Le Forum Ouvert est-il utilisé dans le domaine de la santé ?
C.K. : Oui, depuis longtemps en Amérique du Nord, et depuis quelques années en France où l’on en trouve maintenant de nombreux exemples sur des thèmes variés comme la prise en charge de la santé des personnes âgées (ville de Nantes, 2019), la prévention et la santé des jeunes (Fondation de France, 2018), l’organisation du système de santé (ville de Lyon, 2018).
Puisque nous parlons également de la gestion de crise, c’est un domaine complexe où le Forum Ouvert peut se révéler particulièrement utile. L’un des exemples les plus connus est celui qui s’est tenu à NewYork après l’ouragan Sandy en 2012 sur le thème « Comment pouvons-nous améliorer notre capacité de résistance face aux catastrophes ? ».
CPTS-FRANCE : Merci Christine.
